Factuurfraude wordt niet alleen bestreden met beveiligingssoftware. Een betrouwbare betalingsprocedure is minstens even belangrijk. De onderneming moet controleren of een factuur echt is, of de prestatie geleverd werd en of het gebruikte rekeningnummer bij de juiste leverancier hoort.[1]
Controleer nieuwe en gewijzigde bankgegevens
Bevestig een wijziging van rekeningnummer via een onafhankelijk kanaal dat je al kent. Gebruik niet uitsluitend het telefoonnummer of de link in de verdachte e-mail. Leg vast wie bankgegevens mag aanpassen en wie de wijziging goedkeurt.
Voorbeeld: een fraudeur kopieert een echte factuur en vervangt alleen het rekeningnummer. De leverancier, bedragen en omschrijving lijken vertrouwd, waardoor de betaling zonder extra controle toch naar een verkeerde rekening kan gaan.
Scheid inhoudelijke goedkeuring en betaling
Laat bevestigen dat goederen of diensten werkelijk geleverd zijn en dat de prijs aansluit op de bestelling. Voor grotere of ongebruikelijke bedragen kan een tweede goedkeuring aangewezen zijn. Een dringende boodschap van een vermeende directiepersoon mag de normale procedure niet automatisch uitschakelen.
Bescherm betaalaccounts met sterke authenticatie en beperk rechten tot wat iemand nodig heeft.[1]
Zoek systematisch naar dubbels
Controleer leverancier, factuurnummer, datum en bedrag. Houd rekening met documenten die via verschillende kanalen binnenkomen of licht afwijkend worden benoemd. Een herinnering of kopie is niet automatisch een nieuwe factuur.
Een softwaremelding is nuttig, maar uitzonderingen vragen beoordeling. Twee facturen met hetzelfde bedrag kunnen correct zijn; een dubbel kan ook ontstaan met een aangepast referentienummer.
Maak een procedure voor incidenten
Leg vast wie onmiddellijk de bank, leverancier en relevante autoriteiten contacteert bij een verdachte betaling. Bewaar e-mails, facturen en loggegevens. Snel handelen kan belangrijk zijn, maar biedt geen garantie dat geld wordt teruggehaald.
Bespreek bijna-incidenten zonder schuldcultuur. Ze tonen waar de procedure onduidelijk is. De meest effectieve bescherming combineert technische beveiliging, onafhankelijke verificatie en een werkcultuur waarin medewerkers een ongebruikelijke betaling mogen tegenhouden, ook wanneer de vraag dringend of afkomstig van een leidinggevende lijkt.
Dit artikel biedt algemene informatie, geen individueel fiscaal, sociaal of juridisch advies. Laat keuzes toetsen aan je eigen dossier.
Bronnen
Vragen over jouw situatie?
We vertalen dit naar persoonlijk advies voor jouw onderneming.
Gratis kennismaking