Een inventaris maakt duidelijk welke goederen je onderneming op een bepaalde datum werkelijk bezit. De waardering bepaalt vervolgens voor welk bedrag die voorraad in de boekhouding wordt opgenomen. Tellen en waarderen zijn dus verschillende stappen, en beide moeten controleerbaar worden uitgevoerd.[1]
Organiseer een betrouwbare telling
Bepaal de teldatum, locaties en verantwoordelijken. Neem ook goederen bij logistieke partners, in consignatie of onderweg mee in de beoordeling van eigendom. Voorkom dubbeltellingen tussen magazijn, winkel en webshop.
Leg vast hoe bewegingen tijdens de telling worden behandeld. Een telling zonder controle op leveringen en verkopen kan snel afwijken van de werkelijke situatie.
Gebruik een passende waarderingsmethode
De boekhoudkundige waardering volgt de toepasselijke regels en gekozen methodes. Aankoopprijs, bijkomende kosten en de aard van de goederen kunnen relevant zijn. Gebruik de methode consequent en laat wijzigingen onderbouwen. De verkoopprijs is niet automatisch de voorraadwaarde.[1]
Voorbeeld, fictief: een product wordt voor 100 EUR verkocht, maar kost de onderneming 45 EUR in aankoop. De voorraad zonder meer aan 100 EUR opnemen zou de waarde en het resultaat verkeerd voorstellen.
Onderzoek verouderde en beschadigde goederen
Niet alle getelde goederen zijn nog normaal verkoopbaar. Kijk naar beschadiging, houdbaarheid, technische veroudering en traag roterende artikelen. Onderbouw eventuele waardecorrecties met informatie zoals ouderdom, verkoopmogelijkheden en gerealiseerde kortingen.
Een algemene korting op de hele voorraad zonder uitleg is minder overtuigend dan een artikelsgewijs of logisch gegroepeerd onderzoek.
Maak van de inventaris een stuurinstrument
Vergelijk de uitkomst met je voorraadsoftware en onderzoek verschillen. Kijk daarnaast hoeveel geld vastzit in artikelen die weinig bewegen. Een lagere voorraad kan cash vrijmaken, maar mag niet leiden tot onnodige stockbreuken bij rendabele producten.
Bewaar tellijsten, correcties, berekeningen en goedkeuringen in het afsluitingsdossier. Bespreek grote verschillen met de accountant voordat de jaarrekening wordt afgerond. Een goede inventaris verhoogt zo niet alleen de betrouwbaarheid van je cijfers, maar helpt ook bij aankoopplanning, margebeheer en het beperken van verlies.
Dit artikel biedt algemene informatie, geen individueel fiscaal, sociaal of juridisch advies. Laat keuzes toetsen aan je eigen dossier.
Bronnen
Vragen over jouw situatie?
We vertalen dit naar persoonlijk advies voor jouw onderneming.
Gratis kennismaking