Een factuur moet duidelijk maken wie aan wie levert, welke prestatie wordt aangerekend en hoe het te betalen bedrag is opgebouwd. Daarnaast gelden wettelijke vermeldingen die kunnen verschillen volgens de transactie en btw-regeling. Een mooi sjabloon is dus pas bruikbaar wanneer de inhoud correct is ingesteld.[1]
Gebruik de juiste partijen en referenties
Vermeld de correcte juridische naam, adres- en identificatiegegevens waar vereist. Werk met een unieke, consequente factuurnummering en de relevante datums. Controleer of de klant een onderneming of particulier is en welke identificatie nodig is.
Een handelsnaam alleen kan onvoldoende zijn wanneer niet duidelijk is welke juridische entiteit de overeenkomst uitvoert. Dat is extra belangrijk bij groepen met verschillende vennootschappen.
Omschrijf de prestatie begrijpelijk
Beschrijf goederen of diensten voldoende concreet, met aantallen, periode of andere relevante gegevens. Zorg dat de factuur aansluit op offerte, bestelling en levering. Een algemene omschrijving zoals 'diverse prestaties' maakt controle en betwisting moeilijker.
Voorbeeld: een maandelijkse adviesfactuur verwijst naar de afgesproken dienstverlening en de betrokken maand. Daardoor is duidelijk welk contract en welke prestatie worden afgerekend.
Pas de juiste btw-vermelding toe
Tarief, maatstaf van heffing, btw-bedrag en eventuele bijzondere vermelding moeten overeenstemmen met de transactie. Vrijstelling, verlegging en buitenlandse facturatie zijn geen onderling verwisselbare situaties. Gebruik de juiste wettelijke formulering en laat uitzonderingen controleren.[1][2]
Een factuur zonder btw betekent niet automatisch dat het tarief nul procent is. De reden waarom geen btw wordt aangerekend moet correct worden behandeld.
Maak betaling en correctie eenvoudig
Vermeld duidelijke betalingsgegevens en afspraken die aansluiten op je contract. Een vervaldatum op de factuur is nuttig, maar moet juridisch en commercieel passen bij de overeengekomen voorwaarden.
Controleer of de factuur gestructureerd elektronisch moet worden verzonden. Bij fouten is de juiste correctieprocedure nodig, bijvoorbeeld via een creditnota en een nieuwe factuur; verwijder niet zomaar een reeds uitgereikt document uit de administratie.[1][3]
Laat je sjabloon bij de start valideren en opnieuw controleren wanneer je nieuwe landen, producten of btw-regelingen toevoegt. Zo voorkom je dat een kleine instellingsfout op honderden facturen wordt herhaald.
Dit artikel biedt algemene informatie, geen individueel fiscaal, sociaal of juridisch advies. Laat keuzes toetsen aan je eigen dossier.
Bronnen
Vragen over jouw situatie?
We vertalen dit naar persoonlijk advies voor jouw onderneming.
Gratis kennismaking