Sinds 1 januari 2026 geldt voor veel binnenlandse B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen een verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie. Een gewone PDF per e-mail is geen gestructureerde e-factuur. De gegevens moeten in een afgesproken machineleesbaar formaat kunnen worden verwerkt.[1]
Controleer of jouw transacties binnen het toepassingsgebied vallen
De beoordeling gebeurt niet uitsluitend op basis van de omvang van je onderneming. De betrokken partijen, de aard van de handeling en eventuele uitzonderingen zijn relevant. Ook ondernemers onder de kleineondernemersregeling moeten hun positie nagaan.
Verkoop aan particulieren, buitenlandse transacties en bepaalde vrijgestelde activiteiten kunnen anders worden behandeld. Dat je zelf vooral aan particulieren verkoopt, betekent niet noodzakelijk dat je geen gestructureerde aankoopfacturen moet kunnen ontvangen.[1]
Begrijp de rol van Peppol
Peppol is een gangbaar netwerk om gestructureerde facturen veilig uit te wisselen tussen geschikte softwarepakketten. Het is niet hetzelfde als een boekhoudprogramma. Je facturatie- of boekhoudsoftware gebruikt een aansluiting om documenten te verzenden en te ontvangen.
Controleer de exacte wettelijke en technische voorwaarden wanneer een andere uitwisselingsmethode wordt gebruikt. Vermijd de vereenvoudiging dat elk bestand dat 'elektronisch' wordt verstuurd automatisch voldoet.
Test de volledige keten
Maak een test met uitgaande en inkomende facturen. Controleer ondernemingsgegevens, btw-nummers, betalingsinformatie, creditnota's en bijlagen. Kijk vervolgens of de ontvangen gegevens correct in de boekhouding en goedkeuringsstroom terechtkomen.
Voorbeeld: een factuur wordt technisch succesvol verstuurd, maar bevat de verkeerde juridische entiteit als klant. De technische verzending bewijst dan niet dat de factuur inhoudelijk correct is.
Organiseer uitzonderingen en archivering
Leg vast wat medewerkers doen wanneer een leverancier nog een PDF stuurt, een factuur wordt geweigerd of een aansluiting niet werkt. Vraag advies over de correcte opvolging; werk niet met een algemene veronderstelling dat elke afwijking zomaar is toegestaan.[1]
Bewaar de relevante gestructureerde gegevens, controleer de toegang tot je archief en voorkom dubbele verwerking van dezelfde factuur als PDF en e-factuur. De grootste winst van e-facturatie ontstaat wanneer ontvangst, controle, boeking en betaling samen worden georganiseerd, niet wanneer alleen het verzendkanaal verandert.
Dit artikel biedt algemene informatie, geen individueel fiscaal, sociaal of juridisch advies. Laat keuzes toetsen aan je eigen dossier.
Bronnen
Vragen over jouw situatie?
We vertalen dit naar persoonlijk advies voor jouw onderneming.
Gratis kennismaking