Een creditnota corrigeert een eerder gefactureerde transactie. Ze moet duidelijk maken welke factuur wordt aangepast, waarom dat gebeurt en welk bedrag wordt verminderd. Een betaling terugstorten of de oorspronkelijke factuur uit je systeem verwijderen is niet automatisch een correcte boekhoudkundige oplossing.[1]
Koppel de correctie aan de oorspronkelijke verrichting
Vermeld voldoende referenties om de oorspronkelijke factuur terug te vinden. Omschrijf de reden, zoals een retour, prijsvermindering, foutief aantal of annulering. Zorg dat de btw-behandeling aansluit op de oorspronkelijke transactie en de correctieregels.
Wanneer alleen een deel van de levering wordt aangepast, moet ook duidelijk zijn welk deel van de oorspronkelijke factuur behouden blijft.
Maak onderscheid tussen document en betaling
Een creditnota vermindert de vordering of schuld. De financiële afwikkeling kan apart gebeuren: verrekening met een volgende factuur of terugbetaling. Houd beide stappen traceerbaar.
Rekenvoorbeeld, fictief: een klant betaalde 1.000 EUR en krijgt 200 EUR terug wegens een gedeeltelijke retour. De creditnota verwerkt de correctie; het bankbewijs toont de terugbetaling. Beide documenten hebben een eigen functie.
Controleer de gevolgen voor aangifte en voorraad
De correctie moet in de juiste periode en rubrieken terechtkomen. Bij goederen kan ook een voorraadbeweging nodig zijn. Maak onderscheid tussen een product dat opnieuw verkoopbaar is en een beschadigd artikel dat niet meer dezelfde waarde heeft.[1][2]
Bij buitenlandse transacties, verlegging of bijzondere vrijstellingen verdient de creditnota dezelfde aandacht als de oorspronkelijke factuur.
Gebruik een consequente procedure
Laat medewerkers weten wie een creditnota mag maken en goedkeuren. Voorkom dubbele terugbetaling wanneer zowel een platform als de onderneming zelf een correctie uitvoert. Bij gestructureerde elektronische facturatie moet ook de creditnota via de passende stroom worden verwerkt.[3]
Controleer regelmatig of creditnota's werkelijk aansluiten op retouren, klachten of overeengekomen kortingen. Een duidelijke procedure beschermt niet alleen de boekhouding, maar ook je marge en klantrelatie. Ze maakt zichtbaar waarom omzet wordt teruggenomen en waar terugkerende problemen in levering of prijsafspraken ontstaan.
Dit artikel biedt algemene informatie, geen individueel fiscaal, sociaal of juridisch advies. Laat keuzes toetsen aan je eigen dossier.
Bronnen
Vragen over jouw situatie?
We vertalen dit naar persoonlijk advies voor jouw onderneming.
Gratis kennismaking