Bij een zakelijke klant in een ander EU-land moet je eerst bepalen of je goederen of diensten levert en waar de transactie voor de btw plaatsvindt. 'Buitenlandse klant' betekent niet automatisch 'factuur zonder btw'. De aard van de prestatie en de status van de klant zijn doorslaggevend.[1][2]
Controleer de klantgegevens
Verifieer de juridische identiteit en het relevante btw-nummer via het passende officiele kanaal. Bewaar de controle en zorg dat naam, adres en contractpartij met elkaar overeenstemmen. Een geldig nummer is een belangrijk gegeven, maar bewijst niet alle voorwaarden van elke transactie.
Bij twijfel over wie de dienst werkelijk afneemt of welke vestiging betrokken is, moet je verder onderzoeken.
Maak onderscheid tussen goederen en diensten
Voor goederen kunnen het daadwerkelijke vervoer, bestemming en bewijsstukken een centrale rol spelen. Voor diensten gelden regels over de plaats van dienst, met uitzonderingen voor bepaalde soorten prestaties. Vastgoedgerelateerde diensten, toegang tot evenementen en andere bijzondere diensten verdienen bijvoorbeeld aparte beoordeling.[2]
Voorbeeld: advies op afstand aan een onderneming en werkzaamheden aan een gebouw in een ander land kunnen verschillende btw-gevolgen hebben, ook al is de klant dezelfde.
Stem factuur en aangiften op elkaar af
Wanneer een vrijstelling of verlegging van toepassing is, moet de factuur de juiste behandeling en vermeldingen bevatten. Onderzoek ook of een intracommunautaire opgave of andere verplichting ontstaat. De factuur en aangifte mogen niet elk een andere kwalificatie gebruiken.[1]
Bewaar contracten, leveringsdocumenten en relevante vervoersbewijzen in hetzelfde dossier.
Herbekijk bij nieuwe businessmodellen
Een extra magazijn, vaste aanwezigheid, installatieproject of platform kan de situatie veranderen. Een regeling die werkt voor een eenvoudige adviesfactuur, kan ongeschikt zijn voor een ander verkoopmodel.
Laat de eerste transactie met een nieuw type buitenlandse klant vooraf controleren en leg de gekozen werkwijze vast. Daarna kun je vergelijkbare facturen efficiënt verwerken, zolang je periodiek nagaat of de feiten en regels nog dezelfde zijn. Internationale groei wordt zo ondersteund door een duidelijke btw-procedure in plaats van door aannames op basis van het land van de klant.
Dit artikel biedt algemene informatie, geen individueel fiscaal, sociaal of juridisch advies. Laat keuzes toetsen aan je eigen dossier.
Bronnen
Vragen over jouw situatie?
We vertalen dit naar persoonlijk advies voor jouw onderneming.
Gratis kennismaking