Buitenlandse advertenties en software worden vaak met een kaart betaald en daarna vergeten in de administratie. Toch kunnen zulke diensten specifieke btw-verplichtingen veroorzaken. De factuur, leverancier, afnemende entiteit en het beroepsgebruik moeten correct worden vastgesteld.[1][2]
Controleer welke entiteit factureert
Een bekende merknaam zegt niet automatisch in welk land de leverancier voor jouw contract gevestigd is. Kijk naar de factuurgegevens en de juridische contractspartij. Vul in je zakelijke account de juiste ondernemings- en btw-gegevens in, zodat facturen niet onbedoeld op een priveprofiel worden aangemaakt.
Bewaar de echte factuur, niet alleen een kaartafschrift of een screenshot van het advertentiebudget.
Onderzoek of verlegging geldt
Bij bepaalde grensoverschrijdende B2B-diensten wordt de btw door de zakelijke afnemer verwerkt. Hoe dat gebeurt, hangt af van de concrete situatie en btw-regeling. Een factuur zonder aangerekende btw betekent dus niet dat er niets in de Belgische aangifte moet gebeuren.[1][2]
Ook een kleine onderneming onder een vrijstellingsregeling kan voor buitenlandse diensten bijzondere verplichtingen hebben. Laat dit expliciet controleren.
Verwerk bruto-uitgaven en verrekeningen juist
Bij advertentieplatformen kunnen voorafbetalingen, credits, correcties en verschillende factureringsmomenten voorkomen. Zorg dat de geboekte kost aansluit op de werkelijk geleverde diensten en de beschikbare facturen.
Rekenvoorbeeld, fictief: je laadt 1.000 EUR op een advertentieaccount, maar gebruikt in de betrokken periode slechts 600 EUR. De betaling en de verbruikte dienstverlening zijn niet noodzakelijk dezelfde boekhoudkundige gebeurtenis.
Bouw een maandelijkse controle
Maak een lijst van terugkerende buitenlandse leveranciers. Download facturen op een vaste datum en controleer nieuwe accounts of gewijzigde facturerende entiteiten. Vraag een correctie wanneer onjuiste btw of verkeerde klantgegevens op de factuur staan; neem niet automatisch aan dat betaalde buitenlandse btw in België aftrekbaar is.
Een eenvoudige leveranciersmatrix met land, type dienst, gebruikte btw-code en factuurbron voorkomt veel terugkerende fouten. Laat nieuwe diensten of afwijkende facturen eerst beoordelen voordat ze automatisch volgens de oude instellingen worden geboekt.
Dit artikel biedt algemene informatie, geen individueel fiscaal, sociaal of juridisch advies. Laat keuzes toetsen aan je eigen dossier.
Bronnen
Vragen over jouw situatie?
We vertalen dit naar persoonlijk advies voor jouw onderneming.
Gratis kennismaking